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Partager 
5 min. de lectureL'organisation d'un événement
vue par Provence Cote d’Azur Convention Bureau
Le bureau des congrès Provence Côte d’Azur Events a pour ambition de “faire de Provence-Alpes-Côte d’Azur une région qui rayonne, qui innove et qui « performe ».”
Comment ? En activant le levier de l’événementiel, notamment !
Laetitia Cassuto, responsable de développement au sein du bureau des Congrès Provence Côte d’Azur Events, nous partage leur retours d’expérience.
Laetitia, vous êtes responsable de développement au sein du bureau des congrès, quel est votre rapport au monde de l’événementiel ?
Je travaille pour le bureau des congrès Provence Alpes Côte d’Azur Events. C’est un bureau des congrès qui fédèrent plus de 200 professionnels de l’événementiel.
Notre mission est de faire grandir ce réseau, d’en assurer sa promotion, et son développement.
Je suis en charge de toute la partie commerciale pour le département des grands événements, au sein du bureau des Congrès.
Nous avons eu le plaisir de vous rencontrer lors des événements organisés par le bureau des congrès sur la plateforme de gestion événementielle Vimeet. Evénements très diversifiés d’ailleurs puisque nous avons organisé ensemble aussi bien un workshop digital international que des webinaires.
En tant qu’organisateur d’événements, quels sont vos conseils pour réussir son événement ?
- Ce serait d’abord de gérer son temps et ses émotions. Pendant un événement, nous avons des hauts et des bas, des moments d’incertitude. Il faut savoir gérer son temps pour pouvoir analyser : à la manière d’un militaire, avoir un ordre de bataille.
- Il faut savoir écouter ses partenaires pour comprendre ce qu’ils attendent de cet événement.
- Il faut savoir improviser : être un intermittent de l’événementiel et du professionnel car il y a beaucoup d’imprévus à gérer donc il ne faut pas être trop dur envers soi-même si on n’a pas réussi à tout gérer.
- Bien entendu, la clef de tout est de sourire. On peut souhaiter la bienvenue à tous les acteurs, avec un sourire sincère et lumineux qui change tout.
En résumé : gérer son temps, rationaliser ses missions, écouter ses partenaires et soi-même, ou encore sourire. Cela rejoint l’ADN de Vimeet “l’humain au cœur des événements” ! Est-ce que cela signifie que vous privilégiez uniquement les événements physiques, ou vous êtes ouverts au digital et surtout au meilleur des deux mondes : l’hybride ?
Je crois beaucoup en l’hybride. Parce que je crois qu’il y a une complémentarité entre les stratégies de présentiel et de virtuel. Le présentiel reste notre cœur de cible, notre ADN on va dire, puisque nous sommes là pour mettre des gens en contact. Mais c’est vrai que le virtuel permet d’avoir une notoriété et une visibilité tout au long de l’année, notamment sur les marchés lointains. Cela permet d’organiser des rendez-vous très rapidement et ainsi d’être très actif sur le marché, tout en réduisant les coûts et l’empreinte carbone. Donc je crois beaucoup en l’hybride. Je crois en cette possibilité de retrouver les participants tout en prenant des rendez-vous virtuellement. Ce n’est pas l’un contre l’autre, mais l’un avec l’autre.
En tant qu’organisateur d’événements hybrides depuis 2012, notre expérience nous montre qu’effectivement, l’hybride est un format à privilégier ! Et puisque nous sommes en train de prêcher pour notre paroisse, pourrais-tu nous dire pourquoi notre bureau des congrès a fait le choix de Vimeet, pour l’accompagner dans ses événements ?
J’avais testé Vimeet lors d’un workshop Atout France en Allemagne. J’avais trouvé la plateforme très ergonomique et très simple d’utilisation. J’avais donc demandé à Atout France quel était son prestataire pour la promotion digitale : ils m’ont partagé votre solution.
Je vous ai également choisi car vous avez une excellente connaissance des métiers de l’événementiel : vous êtes très bien référencés sur cette activité-là. Il y avait une connaissance, on se sentait rassuré par rapport à notre stratégie, nos enjeux et nos objectifs événementiels.
Je me suis aperçue en l’utilisant que c’était une solution très fiable techniquement et simple d’utilisation, qui permettait aussi d’avoir beaucoup d’options de personnalisation et de travail sur nos partenariats.
Une solution très intéressante pour nous !
Et du côté des participants, est-ce que la satisfaction était la même ?
Ils nous ont dit que la solution était fiable, simple à utiliser. Ils ont apprécié car beaucoup de rendez-vous ont été pris donc on voyait que c’était quelque chose de vivant, sur lequel il y avait beaucoup d’activité. Ce facteur était notamment dû aux relances automatiques par email et sms, dans le back-office, mis en place par la chef de projet Vimeet, Sarah. Cela a été très important et a permis de générer une activité naturelle forte.
Le mot de la fin ?
Je voulais remercier toute l’équipe : Frédéric pour son suivi et sa bonne humeur, Sarah pour son professionnalisme, son sérieux et sa douceur. C’est une équipe avec laquelle nous avons eu beaucoup de plaisir à travailler et ça a vraiment compté dans notre choix, et dans le fait que l’on intègre encore Vimeet dans notre pack 2022, parce qu’on a vraiment confiance en l’équipe et sa solution.
Alors bon vent, continuons !
Zoom sur le bureau des congrès
Le but de ce pôle professionnel de 7 permanents est de réunir les acteurs de la région et de mener des actions collectives et mutualisées pour gagner des parts de marché, mais aussi de conseiller des organisateurs d’événements professionnels dans la faisabilité de leurs projets, attirer et capter des événements professionnels afin de développer nos entreprises, maintenir et créer de l’emploi dans la région.
Vous êtes spécialisé dans le secteur du tourisme ?
Nous avons élaboré une offre spéciale pour vous : la réponse à tout vos besoins !
