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5 min. de lecture
Depuis le 25 mai 2018, l’Europe concurrence les Marvel avec son propre super-héros : le RGPD ! Conçu pour protéger les citoyens européens, le Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) pointe son viseur sur la collecte, le stockage et le traitement des données personnelles.
Une loi qui frappe de plein fouet l’organisation d’événements.
L’impact du RGPD sur l’organisation de votre événement
Vous sentez-vous concerné par le RGPD lors de la mise en place de votre événement ?
Toute entreprise ayant une activité qui touche au traitement des données à caractère personnel est soumise à cette réglementation, dans la mesure où l’utilisation de ces données peut permettre d’identifier une personne de manière directe ou indirecte, et qu’elles sont stockées sur un dispositif numérique (ordinateurs, serveurs, mails…).
En tant qu’organisateur d’événements, pas de doute, vous êtes impliqué !
Respecter le RGPD, c’est replacer l’humain au cœur de vos événements :
- Aucune donnée personnelle ne peut être collectée sans avoir eu le consentement préalable du participant, ainsi qu’une explication transparente et précise de l’utilisation qui en sera faite.
- Chaque participant dispose d’un droit d’opposition et de retrait du traitement de ses données personnelles.
- Les données personnelles doivent obligatoirement être chiffrées et collectées sur un logiciel conforme au RGPD.
- Vos partenaires, prestataires et salariés sont également concernés par ces réglementations.
Par respect pour vos participants, mais également pour des raisons pécuniaires, ne jouons pas avec le feu : le non-respect de ces obligations peut entraîner de lourdes sanctions, jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel.
Vimeet garantit la conformité RGPD de votre évènement
Vincent Larose, Directeur Général de Vimeet, nous présente les quatre axes d’engagement de la marque pour la sécurisation des données personnelles : la sécurité, le consentement, la confidentialité et la portabilité des données.
Sécurité
- Fer de lance de Vimeet, certifié entre autres défense et spatial, la sécurité est un domaine dans lequel nous sommes précurseurs ; nous n’avons pas attendu les réglementations récentes : depuis sa création, la plateforme Vimeet est sécurisée.
- Des audits de sécurité sont réalisés deux fois par an, par l’intermédiaire d’un cabinet externe spécialisé : des tests d’intrusions permettent de déceler si le système présente des failles pour y appliquer des correctifs. C’est ce que l’on nomme les “pentest”.
- Leader dans l’organisation d’événements consacrés au spatial et à la défense, qui nécessitent une protection des données optimale, nos clients tels que Eurosatory et Sofins, nous font confiance.
Consentement
- Les salariés de Vimeet connaissent les règles RGPD. Ils en informent nos sous-traitants et partenaires, et s’assurent de la conformité des prestations.
- Nous respectons également le principe de l’opt-in, qui consiste à demander le consentement, préalable et explicite, de nos clients pour pouvoir leur transmettre des informations.
- Finalement, nous rappelons les règles de confidentialité et de l’usage que nous faisons des données collectées, depuis l’achat jusqu’à l’inscription en ligne sur la plateforme, et respectons immédiatement les demandes de désabonnement.
Confidentialité
- La confidentialité de Vimeet a lieu à double échelle : sur nos sites web, mais également lors des échanges entre les participants des événements.
- Depuis mars 2020, la réglementation s’est renforcée autour des cookies présents sur nos sites web. Désormais, l’ensemble des usages liés aux traceurs doit être présenté à l’utilisateur au moment où celui-ci fait son choix. Nous nous sommes mis en conformité rapidement. Faites le test ! Vous trouverez sur les sites de nos événements une petite fenêtre demandant de sélectionner les cookies que vous acceptez de conserver.
- Également, sur la plateforme Vimeet, la confidentialité est garantie par l’étanchéité des données entre les participants. L’organisateur établit des règles limitant la visibilité entre les participants. Il n’y a par exemple pas d’échanges de coordonnées possibles tant que les deux parties n’ont pas accepté de se rencontrer.
Portabilité des données
- Lorsqu’un partenaire nous demande d’injecter des contacts sur un événement, nous lui demandons de remplir une autorisation pour confirmer qu’il a bien l’agrément, c’est-à-dire l’autorisation de ses personnes pour qu’elles soient contactées dans le cadre de l’événement.
Oubliez le RGPD, on le fait pour vous !
Précurseur et attentive aux évolutions législatives, la plateforme Vimeet vous garantit une mise à jour constante des réglementations imposées par la CNIL dans le cadre du RGPD. Respecter les données personnelles des participants, c’est revenir à une relation de confiance : que l’événement soit en physique, en virtuel ou en format hybride, derrière chaque donnée se cache un individu réel.
Par la rédaction de cet article, Vimeet s’engage à vous informer sur les informations générales concernant le Règlement Européen sur les Données Personnelles, mais ne prétend pas se substituer aux instances juridiques officielles. Pour des informations plus détaillées sur le sujet, consultez le site officiel de la CNIL, ou contactez un expert judiciaire dédié.
